Business Intelligence

En esta última entrada del curso, vamos a hablar de un concepto completamente desconocido para el gran público, pero que tiene una gran relevancia en el devenir de las formaciones empresariales. Hablamos de “Business Intelligence”, que traducido al castellano, se podría nombrar como Inteligencia Empresarial o de negocio.

El Business Intelligence se conoce como el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la creación y administración de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una empresa, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

Para una correcta diferenciación de los conceptos dato, información y conocimiento, igual le resulta útil visitar la primera entrada de este blog, ya que son términos con los que se va a trabajar en la siguiente exposición sobre Business Intelligence.

Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

Por así decirlo, las inteligencias empresariales hacen referencia al uso de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones. Hace referencia a varios aspectos, como son el análisis del funcionamiento actual de la empresa, así como la influencia de acontecimientos futuros, con la función de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales tomadas.

A modo de resumen de lo expuesto hasta ahora, podríamos decir que la inteligencia empresarial actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, consumidores potenciales, promociones u ofertas de productos, control financiero, optimización de costes y del sistema de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, viabilidad de nuevos servicios o productos, etc...

Las herramientas de inteligencia se basan en la utilización de un sistema de información de inteligencia que se forma con distintos datos extraídos de los datos de producción, con información relacionada con la empresa o sus ámbitos y con datos económicos.

Entre los  sistemas de información más utilizados como apoyo a las empresas en la toma de decisiones, los más importantes son:

- Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), que es un sistema informático que utiliza información y modelos matemáticos para ayudar a los trabajadores a tomar decisiones empresariales adecuadas según las condiciones del mercado y la situación interna de la compañía. Cualquiera que tenga acceso dentro de la organización puede utilizar esa información para tomar decisiones. Por ejemplo, un vicerrector quiere tomar la decisión si poner una nueva titulación, acceden a unas pantallas, ven la evolución de los alumnos, la demanda de la nueva titulación, encuestas y a partir de varias opciones se toman las decisiones.

- Sistema para la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS), que es un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea u objetivo común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. La decisión la toman en grupo, cualquiera del grupo puede meter variables nuevas, opinar, hacer cálculos, todo se integra en el sistema y los demás del grupo lo pueden ver y utilizarlo. Es más complejo que un DSS simple.

- Sistema de Información para Ejecutivos (EIS), una herramienta software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.

- Sistemas Expertos de Soporte a la toma de decisiones (EDSS), que utilizan su conocimiento sobre un área específica para actuar como un consultor experto para los usuarios. Es utilizado si la decisión es muy compleja y necesitamos usar técnicas basadas en la inteligencia artificial.  

Pero todos estos datos con los que se trabaja no proceden de la nada, sino que tienen un origen. El Business Intelligence trabaja con  almacenes  de datos donde se concentra toda la información que puede necesitar una empresa, los más importantes son dos, y se puede entender que uno depende y procede del otro: el más grande se conoce como Datawarehouse, y una subdivisión de éste, conocido como Datamart.

-    - Datawarehouse (almacén de datos) es una base de datos corporativa caracterizada por integrar y depurar información de una o varias fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su análisis desde infinidad de enfoques diferentes y que ofrece grandes velocidades de respuesta. La creación de un datawarehouse representa en la mayoría de las ocasiones el inicio, desde el punto de vista técnico, para implantar una solución completa y fiable de Business Intelligence. La ventaja principal de este tipo de bases de datos radica en las estructuras en las que se almacena la información (modelos de tablas en estrella, en copo de nieve, cubos relacionales...). Por lo tanto, este tipo de persistencia de la información es homogénea y fiable, y permite la consulta y el tratamiento jerarquizado de la misma.

  - Datamart es una base de datos departamental, más específica que el sistema de datawarehouse, especializada en el almacenamiento de los datos de un área de negocio específica. Se caracteriza por disponer la estructura óptima de datos para analizar la información al detalle desde todas las perspectivas que afecten a los procesos de dicho departamento. Además, un datamart puede ser alimentado desde los datos de un datawarehouse, o integrar por sí mismo una agrupación de distintas fuentes de información.

¿Para qué sirve el Business Intelligence?

Ya hemos visto lo que es, los sistemas de información más empleados, y la procedencia de los datos con los que opera la inteligencia empresarial, pero… ¿qué objetivos se persiguen?

A modo de resumen y para dejar clara la utilidad del Business Intelligence, lo que permite es:

- Generar un análisis de la situación actual de la empresa.

- Entender cuál es la situación real en la que está inmersa la empresa, y a raíz de ello, las circunstancias y medidas que permitan una optimización de procesos.

- Simular diferentes supuestos, y a partir de ello, determinar qué podría ocurrir si se llevan a cabo.

- Todos estos apartados no son a título personal, sino que afectan a un grupo, pudiendo ser los diferentes departamentos de la empresa, o la empresa completa como bloque. Por ello, se debe colaborar y establecer una estrategia común que permita conseguir los objetivos extraídos del propio Business Intelligence.

- Una vez que todos los elementos están expuestos encima de la mesa, queda por determinar finalmente tras previa valoración de todos los puntos, cuál es la estrategia final que adopta la agrupación.

Sin poner un ejemplo específico (aunque hay cientos), la complicada situación laboral que se está dando actualmente en España ha hecho que una gran cantidad de empresas hayan tenido que recurrir a la técnica del Business Intelligence para la reorganización de plantillas, la optimización de los productos y servicios o la reestructuración de procesos con el fin de optimizar la producción y adecuarse a las nuevas circunstancias que presentan los mercados.

La tecnología Business Intelligence beneficia a empresas de todos los sectores existentes y tamaños posibles, desde las pymes hasta grandes multinacionales. Gracias a esto, tenemos un método que nos permite utilizar de manera más efectiva y con mayor calidad la información, facilitando y agilizando la toma de decisiones en todos los ámbitos de la organización y posibilitando la transformación del negocio mediante la información. Como se ha dicho en la introducción, aunque no es un término muy conocido para personas fuera del ámbito más especializado, es de grandísima utilidad y necesidad para el funcionamiento correcto de las empresas.