En esta última entrada del curso,
vamos a hablar de un concepto completamente desconocido para el gran público,
pero que tiene una gran relevancia en el devenir de las formaciones
empresariales. Hablamos de “Business Intelligence”, que traducido al
castellano, se podría nombrar como Inteligencia Empresarial o de negocio.
El Business
Intelligence se conoce como el conjunto de estrategias y herramientas
enfocadas a la creación y administración de conocimiento mediante el análisis
de datos existentes en una empresa, de forma que se pueda optimizar el proceso
de toma de decisiones en los negocios.
Para una correcta diferenciación
de los conceptos dato, información y conocimiento, igual le resulta útil
visitar la primera entrada de este blog, ya que son términos con los que se va
a trabajar en la siguiente exposición sobre Business Intelligence.
Business Intelligence es la
habilidad para transformar los datos en información, y la información en
conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones
en los negocios.
Por así decirlo, las inteligencias
empresariales hacen referencia al uso de datos en una empresa
para facilitar la toma de decisiones. Hace referencia a varios aspectos, como
son el análisis del funcionamiento actual de la empresa, así como la influencia
de acontecimientos futuros, con la función de ofrecer conocimientos para
respaldar las decisiones empresariales tomadas.
A modo de resumen de lo expuesto
hasta ahora, podríamos decir que la inteligencia empresarial actúa como un
factor estratégico para una empresa u organización, generando una
potencial ventaja competitiva, que no es otra que
proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de
negocio: entrada a nuevos mercados, consumidores potenciales, promociones u ofertas
de productos, control financiero, optimización de costes y del sistema de la
producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto
concreto, viabilidad de nuevos servicios o productos, etc...
Las herramientas de inteligencia
se basan en la utilización de un sistema de información de
inteligencia que se forma con distintos datos extraídos de los datos de
producción, con información relacionada con la empresa o sus ámbitos y con
datos económicos.
Entre los sistemas de
información más utilizados como apoyo a las empresas en la toma de
decisiones, los más importantes son:
- Sistema
de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), que es un sistema
informático que utiliza información y modelos matemáticos para ayudar a los
trabajadores a tomar decisiones empresariales adecuadas según las condiciones
del mercado y la situación interna de la compañía. Cualquiera que tenga acceso
dentro de la organización puede utilizar esa información para tomar decisiones.
Por ejemplo, un vicerrector quiere tomar la decisión si poner una nueva
titulación, acceden a unas pantallas, ven la evolución de los alumnos, la
demanda de la nueva titulación, encuestas y a partir de varias opciones se
toman las decisiones.
- Sistema
para la Toma de Decisiones en
Grupo (GDSS), que es un sistema basado en computadoras que apoya a
grupos de personas que tienen una tarea u objetivo común, y que sirve como
interfaz con un entorno compartido. El supuesto en que se basa el GDSS es que
si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. La decisión la
toman en grupo, cualquiera del grupo puede meter variables nuevas, opinar,
hacer cálculos, todo se integra en el sistema y los demás del grupo lo pueden
ver y utilizarlo. Es más complejo que un DSS simple.
- Sistema
de Información para Ejecutivos (EIS), una herramienta software, basada
en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información
interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de
éxito.
La finalidad
principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del
estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo
también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo
con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.
- Sistemas
Expertos de Soporte a la toma de decisiones (EDSS), que utilizan su
conocimiento sobre un área específica para actuar como un consultor experto
para los usuarios. Es utilizado si la decisión es muy compleja y necesitamos
usar técnicas basadas en la inteligencia artificial.
Pero todos estos datos con los
que se trabaja no proceden de la nada, sino que tienen un origen. El Business
Intelligence trabaja con almacenes de datos donde se
concentra toda la información que puede necesitar una empresa, los más
importantes son dos, y se puede entender que uno depende y procede del otro: el
más grande se conoce como Datawarehouse, y una subdivisión de éste, conocido
como Datamart.
- - Datawarehouse
(almacén de datos) es una base de datos corporativa caracterizada por
integrar y depurar información de una o varias fuentes distintas, para luego
procesarla permitiendo su análisis desde infinidad de enfoques diferentes y que
ofrece grandes velocidades de respuesta. La creación de un datawarehouse
representa en la mayoría de las ocasiones el inicio, desde el punto de vista
técnico, para implantar una solución completa y fiable de Business
Intelligence. La ventaja principal de este tipo de bases de datos radica en las
estructuras en las que se almacena la información (modelos de tablas en estrella,
en copo de nieve, cubos relacionales...). Por lo tanto, este tipo de
persistencia de la información es homogénea y fiable, y permite la consulta y
el tratamiento jerarquizado de la misma.
- Datamart
es una base de datos departamental, más específica que el sistema de
datawarehouse, especializada en el almacenamiento de los datos de un área de
negocio específica. Se caracteriza por disponer la estructura óptima de datos
para analizar la información al detalle desde todas las perspectivas que
afecten a los procesos de dicho departamento. Además, un datamart puede ser
alimentado desde los datos de un datawarehouse, o integrar por sí mismo una
agrupación de distintas fuentes de información.
¿Para qué sirve el Business
Intelligence?
Ya hemos visto lo que es, los sistemas
de información más empleados, y la procedencia de los datos con los que opera
la inteligencia empresarial, pero… ¿qué objetivos se persiguen?
A modo de resumen y para dejar
clara la utilidad del Business Intelligence, lo que permite es:
- Generar un análisis de la situación actual de la
empresa.
- Entender cuál es la situación real en la que
está inmersa la empresa, y a raíz de ello, las circunstancias y medidas que
permitan una optimización de procesos.
- Simular diferentes supuestos, y a partir de
ello, determinar qué podría ocurrir si se llevan a cabo.
- Todos estos apartados no son a título personal,
sino que afectan a un grupo, pudiendo ser los diferentes departamentos de la
empresa, o la empresa completa como bloque. Por ello, se debe colaborar y
establecer una estrategia común que permita conseguir los objetivos extraídos
del propio Business Intelligence.
- Una vez que todos los elementos están expuestos
encima de la mesa, queda por determinar finalmente tras previa valoración de
todos los puntos, cuál es la estrategia final que adopta la agrupación.
Sin poner un ejemplo específico
(aunque hay cientos), la complicada situación laboral que se está dando actualmente
en España ha hecho que una gran cantidad de empresas hayan tenido que recurrir
a la técnica del Business Intelligence para la reorganización de plantillas, la
optimización de los productos y servicios o la reestructuración de procesos con
el fin de optimizar la producción y adecuarse a las nuevas circunstancias que
presentan los mercados.
La tecnología Business
Intelligence beneficia a empresas de todos los sectores existentes y tamaños posibles, desde las pymes hasta grandes multinacionales. Gracias
a esto, tenemos un método que nos permite utilizar de manera más efectiva y con mayor calidad la
información, facilitando y agilizando la toma de decisiones en todos los
ámbitos de la organización y posibilitando la transformación del negocio mediante
la información. Como se ha dicho en la introducción, aunque no es un término muy conocido para personas fuera del ámbito más especializado, es de grandísima utilidad y necesidad para el funcionamiento correcto de las empresas.
